Pemprov Sumut Perbarui Simantap untuk Efisiensi Administrasi OPD

Pemerintah Provinsi (Pemprov) Sumatera Utara (Sumut) terus melakukan penyempurnaan terhadap aplikasi Sistem Informasi Manajemen Tata Administrasi Persuratan (Simantap). Langkah ini diambil guna mendongkrak efisiensi administrasi di lingkup organisasi perangkat daerah (OPD).

Pembaruan tersebut diyakini mampu membuat proses administrasi menjadi jauh lebih praktis dan cepat. Dengan demikian, eksekusi program pembangunan yang ditujukan bagi masyarakat dapat berjalan secara lebih optimal.

Penegasan tersebut disampaikan oleh Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika Sumut, Erwin Hotmansah Harahap, dalam acara sosialisasi pembaruan aplikasi Simantap. Kegiatan ini berlangsung di Aula Raja Inal Siregar, Kantor Gubernur Sumut, Jalan Diponegoro, Medan, pada Selasa (27/10/2026).

“Pembaruan ini mencakup banyak hal, secara umum untuk efisiensi administrasi atau surat menyurat secara elektronik lebih mudah dan cepat lagi,” ungkap Erwin dalam keterangannya.

Sebagai informasi, aplikasi Simantap pertama kali diluncurkan oleh Gubernur Sumut Muhammad Bobby Afif Nasution pada 13 Januari 2026 di lokasi yang sama, Aula Raja Inal Siregar. Pada awal peluncurannya, sistem tersebut baru mencakup fungsionalitas surat keluar saja.

Seiring dengan proses pengembangan yang berjalan, berbagai fitur baru kini telah disematkan. Beberapa di antaranya meliputi pengelolaan surat masuk, dukungan tanda tangan elektronik untuk dokumen yang memiliki banyak halaman, fitur tindak lanjut serta disposisi, hingga fitur administrasi khusus.

Melalui pengoperasian Simantap, seluruh alur surat masuk maupun keluar dapat diatur secara terstruktur, terdokumentasi dengan baik, serta terpantau secara real time. Sistem ini juga dilengkapi fasilitas notifikasi agar pimpinan OPD bisa segera mengetahui dan menindaklanjuti dokumen yang masuk.

Erwin memberikan contoh konkrit, di mana pimpinan OPD yang sedang menjalankan tugas kedinasan di luar kota tetap bisa menerima dan memantau dokumen yang masuk lewat genggaman tangan. Alhasil, proses administrasi maupun pengambilan kebijakan strategis tidak perlu tertunda hanya karena pimpinan sedang berada di luar kantor.

“Pembaruan ini semakin mempermudah pimpinan OPD sebagai pengambil kebijakan untuk menindaklanjuti surat yang masuk ke instansinya,” tambah Erwin.

Pada tahap saat ini, penggunaan Simantap difokuskan di lingkungan internal OPD Pemprov Sumut. Kendati demikian, pihak Pemprov Sumut terus memperluas kapabilitas aplikasi tersebut agar ke depannya juga bisa diadopsi oleh Badan Usaha Milik Daerah (BUMD).

“Bukan hanya OPD yang menggunakan aplikasi ini, sekarang telah dikembangkan untuk digunakan BUMD-BUMD Pemprov Sumut,” pungkas Erwin.